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 Organisation d'un Event: comment qu'on fait ?

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Fernandine
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MessageSujet: Organisation d'un Event: comment qu'on fait ?   Jeu 9 Avr - 22:43

Mais oui, comment ??

Bonjour, apprentis organisateurs !

Vous mourez d'envie d'organiser un Event mais vous êtes complètement perdus ? Alors vous êtes au bon endroit !
Nous allons voir ici quelques trucs et astuces pour mener efficacement un Event à la baguette. Bien sûr ce ne sont que des suggestions, libres à vous de faire comme vous le sentez.



Sommaire:

___Chapitre I: l'Idée

___Chapitre II: le Recrutement

___Chapitre III: l'Organisation

___Chapitre IV: la Vraie Préparation

___Chapitre V: le Lancement de l'Event

___Chapitre VI: le Déroulement de l'Event



___


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MessageSujet: Re: Organisation d'un Event: comment qu'on fait ?   Jeu 9 Avr - 22:43


Chapitre I: l'Idée
Préparer le terrain


Et oui, avant d'organiser un Event, il faut savoir lequel ! Les enjeux et les tâches sont évidemment différents pour chaque Event. Nous allons partir du principe que vous savez ce que vous souhaitez organiser.
Une idée d'Event est aboutie dès lors que vous pouvez vous représenter la totalité de l'Event dans votre tête, du début à la fin. Si ce n'est pas le cas, continuez à développer l'idée dans la Boîte à Idées (un topic de développement d'idées est à venir).

Avant de se lancer dans l'organisation, il faut évaluer tous les besoins de l'Event, aussi bien matériels qu'au niveau de l'organisation elle-même. Voici les questions qu'il faut donc se poser au préalable:

1) Combien de personnes devront m'assister pour l'organisation ?

2) Quelles tâches vais-je devoir répartir ou dans quel domaine ai-je besoin d'aide ?

3) Que devrons-nous fournir pour l'Event et est-ce à notre portée ?



La chose à ne pas faire: se lancer dans l'organisation sans avoir une idée précise de ce qui doit être fait. Résultat: on ne sait ni où on en est, ni ce qu'il reste à faire et on est bloqué au premier problème.



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MessageSujet: Re: Organisation d'un Event: comment qu'on fait ?   Jeu 9 Avr - 22:43


Chapitre II: le Recrutement
Ou l'art de se faire des amis


La plupart des organisateurs ont tendance à attendre que les volontaires se présentent d'eux-mêmes, ou alors ils demandent timidement si quelqu'un veut bien les aider. Ca peut marcher si l'Event est vraiment emballant, mais c'est rarement le cas. De plus ce genre d'équipe est plutôt fragile.
Il existe deux méthodes plus sûres et efficaces pour obtenir des collaborateurs:


Méthode 1: l'offre et la demande

Il s'agit de publier une liste de rôles ou de tâches à assigner à une ou plusieurs personnes et d'attendre que les volontaires intéressés par cette ou ces fonctions se présentent. Selon vos besoins, vous pouvez donc réclamer des collaborateurs pour des préparatifs purs et/ou pour des animations le jour de l'Event (exemple: appeler à l'aide pour créer un quizz mais le faire faire par quelqu'un d'autre le jour J). Il faut donc élaborer une liste précise des tâches et/ou des animations en indiquant le nombre de personnes requises pour chacune.
De cette façon, chacun aura un rôle ou une tâche désigné(e), saura exactement de quoi il s'agit et se sera présenté pour ça, il ne risque donc pas d'y avoir de désaccords (ce qui peut arriver lorsque l'on donne une tâche à quelqu'un qui veut participer mais n'est pas intéressé par celle-ci).


Méthode 2: la chasse aux collaborateurs

Dans le cas où personne ne se présente pour vous aider, vous pouvez démarchez vous-mêmes: faire du porte-à-porte. Il s'agit de s'adresser individuellement à des membres (sur le forum ou IG) pour leur demander directement leur aide.
Bien sûr, outre le fait que cette méthode nécessite une certaine délicatesse et un certain talent dans les relations sociales, elle présente deux limites:
- Il est conseillé de s'adresser à des personnes que vous connaissez voire des amis. Ainsi votre démarche aura plus de chances de succès et vous ne mettrez pas des inconnus dans une situation délicate qu'ils n'ont pas réclamée;
- La motivation de celui ou celle qui accèdera à votre requête n'est pas du tout garantie. On peut accepter de vous aider pour vous faire plaisir sans pour autant mesurer ce que cela implique. Vous risquez donc de vous retrouver avec une équipe désintéressée sur les bras.


Quelque soit la méthode que vous adoptiez, nous vous conseillons de recruter également des remplaçants pour les animations de l'Event (surtout si la date ne sera fixée qu'après la préparation). Vous pouvez recruter un remplaçant par personne ou par tâche ou en prévoir quelques uns qui devront remplacer au pied levé en cas d'imprévu et ce quelque soit la tâche.


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MessageSujet: Re: Organisation d'un Event: comment qu'on fait ?   Jeu 9 Avr - 22:43


Chapitre III: l'Organisation
Organiser une organisation bien organisée


A présent que votre équipe est complète, que chacun sait ce qu'il doit faire et que tout ça suffira pour créer l'Event dans sa totalité, vous pouvez obtenir une section invisible pour organiser concrètement et à l'abri des regards votre Event.

La façon dont vous gèrerez cette section n'est pas à négliger. A partir de maintenant, les jours de préparation sont comptés. On attend votre Event (sachant que l'attente est très importante) et vous ne pouvez pas laisser cette section à l'abandon, elle sert à finaliser la préparation.

Je vous conseille de créer des topics de façon stratégique afin que chacun s'y retrouve et que quand une personne cherche une information, elle sache où la trouver. Par exemple, vous pouvez créer un topic par animation ou, s'il n'y en a qu'une, un topic par tâche à remplir.
Quoi qu'il en soit, puisque vous avez toute une section à votre disposition et que vous pouvez vous le permettre, créez plusieurs topics. Tâchez cependant de conserver une certaine cohérence pour que la navigation de vos collaborateurs soit plus pratique.


En outre, voici quelques topics que je vous recommande de créer en général:

- Une annonce rappelant le principe de l'Event et les lignes directrices (dans quel sens on va);

- Un topic recensant les règles de votre Event s'il y en a;

- Un topic "pratique": qui fera quoi, où et quand (voire une chronologie de votre Event);

- Un topic récapitulatif de tout ce qui doit être réglé/organisé/accompli;

- Un topic de "flood" où vous pourrez régler des petites questions, demander l'avis de tout le monde sur un point particulier ou laisser libre cours à d'éventuelles idées de dernière minute.




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MessageSujet: Re: Organisation d'un Event: comment qu'on fait ?   Jeu 9 Avr - 22:44


Chapitre IV: la Vraie Préparation
Une douzaine d'oeufs, de la farine, de la levure, du sucre, et 20mn de cuisson


A partir de là, il faudra veiller à ce que les tâches soient remplies et que les rôles lors de l'Event compris. Cela sous-entend:


1) Le maintien de la cadence
Il faut mettre vos talents cachés d'animateur, de manager et de diplomate à exécution. Les baisses de régime sont souvent fatales à un Event: on attend quelque chose ou que quelqu'un fasse ce qu'on lui a demandé, on ne sait pas quoi faire, on ne post pas de message et on oublie l'Event ou, pire, on abandonne. Pour éviter l'échec, il faut commencer par poster un maximum:
- Répondez à toutes les questions, même pour dire que vous ne savez pas quoi répondre;
- Quand vous ne savez pas quoi répondre, creusez vous la tête ou demandez l'avis de tout le monde;
- Répondez à toutes les interventions de vos collaborateurs, faites part aux autres des discussions IG;
- Postez pour relancer la préparation quand il y a un trop long silence, tenez vous et tenez les autres au courant de tout
- Continuez à faire preuve d'initiative et à être force de proposition
- ETC !
En bref, POSTEZ et ne laissez pas vos collaborateurs livrés à eux-mêmes !!


2) La gestion de l'équipe
Derrière ces pseudos qui vous ont généreusement proposé leur aide ne se cachent pas des machines mais bien des 'tits humains avec leurs imperfections. Votre rôle est de les guider.
Réglez les conflits entre les membres de votre équipe en gardant votre calme et un maximum d'objectivité. Evitez de prendre parti: vous devez apaiser les esprits sans que personne ne se sente rejeté. Si le conflit est insolvable, d'ordre privé ou trop ancien pour être compréhensible, faites-en sorte de l'isoler pour qu'il n'entache pas la préparation ou, le cas échéant, proposez aux deux partis en privé qu'ils se fassent remplacés.
Ne vous énervez jamais. Il n'y a que des solutions et des alternatives.
Si un membre de l'équipe ne semble vraiment pas motivé, il ne sert à rien de lui faire des remontrances. Parlez-en en privé avec lui, essayez de comprendre ce qui ne va pas ou ne lui plait pas et, le cas échéant, proposez-lui de se faire remplacer.


3) Des problèmes, impasses et autres tracasseries
C'est de votre faute. Toujours. Chercher le coupable au sein d'une équipe crée des tensions, considérez-vous donc responsable dès le départ, ça règle la question. C'est vous qui devez trouver une solution en priorité, c'est votre rôle. S'il n'y en a pas, ce n'est pas un problème et vous devez simplement trouver une alternative, contourner l'impasse.
Dans tous les cas, c'est votre droit de décider d'ignorer le problème ou de faire comme vous l'entendez contre l'avis de vos collaborateurs. Evidemment, nous vous recommandons de n'user de ce pouvoir que si vous êtes sûr et certain que votre approche ou votre solution est la plus bénéfique pour l'Event. Cependant, vous devez en informer l'équipe et ne pas noyer le poisson.
Si vous êtes vraiment bloqué, perdu et désemparé, vous pouvez toujours demander conseil auprès du staff du forum (administrateurs et modérateurs) ou des membres du forum.


4) La supervision des tâches
Vous devez non seulement préserver la motivation de vos collaborateurs et veiller au bon déroulement de la préparation mais vous devez aussi superviser la participation de tous, veiller à ce qu'ils fassent, et bien, ce pourquoi ils sont dans l'équipe. Ainsi quand la participation d'un de vos collaborateurs ne vous plait pas, n'hésitez pas à le dire (en restant évidemment courtois): la qualité de l'Event prime sur vos états d'âme. Cependant il ne suffit pas de dire "j'aime pas", vous devez guider le collaborateur qui est visiblement perdu et n'a pas compris ce que vous attendiez de lui; faites donc des suggestions d'amélioration.
A l'inverse, quand vous constatez qu'un membre donne vraiment le meilleur de lui-même, n'hésitez pas à le féliciter et lui montrer votre gratitude !


5) Définir et atteindre les objectifs
En gros et de manière générale, la préparation sert à:
- Remplir toutes les tâches assignées;
- Régler les points obscurs, les incohérences et les problèmes de l'Idée de départ;
- Connaître précisément et dans les moindres détails le déroulement de l'Event;
- Obtenir tout ce qui sera nécessaire (matériel, lot, etc.)
- Décider d'une date qui convienne à tous ceux qui seront présents lors de l'Event (en remplacer si nécessaire);


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MessageSujet: Re: Organisation d'un Event: comment qu'on fait ?   Jeu 9 Avr - 22:44


Chapitre V: le Lancement de l'Event
Accroches, marketing, pub


Votre Event est maintenant totalement prêt, il n'y manque rien. Vous allez donc le présenter au serveur pour attirer les participants. Ben jusqu'ici vous vous étiez bien amusé mais là on passe aux choses sérieuses, alors, d'avance: bon courage.


~ Le topic de présentation ~
Il est certainement plus important que l'Event lui-même. Petit point de langue française: "event" (qui est un mot anglais) signifie "évènement". Mettez-vous bien ça en tête et mesurez tout ce que ça implique. Votre topic doit donc être "évènementiel", c'est lui qui donne envie de participer ou non à votre Event qui, sans participation, n'en est pas un. Il vaut donc mieux qu'il soit beau et accrocheur mais aussi informatif.

Au niveau du contenu:
Il doit fournir suffisamment d'informations pour que ceux qui le voient ne se posent qu'une question: "j'y vais ou j'y vais pas ?". Voici quelques incontournables:
- Le principe de l'Event;
- Le déroulement de l'Event et ses règles s'il y en a;
- Le lieu et la date de l'Event.


Au niveau du contenant (l'aspect):
Pour commencer, il faut que votre topic donne envie d'être lu. Un texte noir, sans fin et sans aucune police particulière n'est pas vraiment engageant, nous vous conseillons donc de varier les styles de traitement de texte: de la couleur, des polices différentes de grande et de petite taille, des textes en italique, en gras, soulignés, etc. Le tout dans une certaine cohérence si possible (mettre les informations importantes en valeur).
Les images sont facultatives mais préférables. Si vous ne savez pas vous y prendre dans ce domaine, ce peut être un point à voir lors de la préparation (si un de vos collaborateurs s'y connait).
Le tout ne doit cependant pas être trop chargé, veillez à la clarté globale du topic pour que vos lecteurs s'y retrouvent.
Enfin, pour des milliers de bonnes raisons, votre topic doit être écrit dans un français irréprochable (orthographe, conjugaison et grammaire) et dans un style soigné (avec des phrases bien tournées, une ponctuation cohérente, etc.). Non seulement pour les raisons citée plus haut, mais aussi pour votre crédibilité et pour que vos efforts soient pris au sérieux, entre autres choses.


~ La pub ~
A présent il faut faire passer le mot en aidant le bouche à oreille. Divers moyens s'offrent à vous:
- Au sein même de ce forum, vous pouvez demander à ce que votre Event soit annoncé dans le message d'accueil (c'est en principe automatique) mais aussi à ce qu'il apparaisse dans la Newsletter en faisant une requête au bureau des Newsletters.
- Il existe également d'autres forums qui traitent de Dofus et de Brumaire et où vous pouvez passer une annonce: Le forum officiel de Dofus, le forum de Jeuxonline, les divers forums de guildes, etc.
- Vous pouvez aussi démarcher auprès de certains sites tels que ceux qui se trouvent dans la rubrique "Autres associations et Animations", en commençant par les radios qui sont friandes d'Event.
- Enfin, vous pouvez lancer des annonces IG sur les canaux de commerce ou de recrutement, aux zaaps, devant ou dans les banques et certains hôtels de vente. Veillez cependant à ne pas flooder pour ne pas perturber la tranquillité des joueurs.


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MessageSujet: Re: Organisation d'un Event: comment qu'on fait ?   Jeu 9 Avr - 22:46


Chapitre VI: le Déroulement de l'Event

à venir...




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MessageSujet: Re: Organisation d'un Event: comment qu'on fait ?   Jeu 9 Avr - 22:49

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MessageSujet: Re: Organisation d'un Event: comment qu'on fait ?   Jeu 9 Avr - 22:51

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MessageSujet: Re: Organisation d'un Event: comment qu'on fait ?   Jeu 9 Avr - 23:03

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